COMO REDUCIR COSTES DE IMPRESIÓN PARA MEJORAR SU RENTABILIDAD

Como reducir costes de impresión para mejorar su rentabilidad

Actualmente en las empresas, dos de las principales líneas a seguir por parte de la dirección de cualquier empresa que se plantee asegurarse su viabilidad en el futuro,  son la de reforzar la competitividad de los productos y aumentar la rentabilidad del negocio.

Estos dos puntos son claves y están estrechamente vinculados a una reducción de costes. Esto se debe a que gracias a una buena optimización de los recursos se consigue un incremento del ahorro y nos aseguramos que cualquier producto de nuestra empresa mejore su sostenibilidad y competitividad en el mercado actual.

En un contexto de procesos de impresión, existen diversas formas de conseguir un uso más eficiente y sostenible de los recursos destinados a las soluciones de impresión.

- Impresión de los documentos estrictamente necesarios: en cualquier proceso documental, cualquier empleado o usuario ha de ser consciente que imprimir documentos que no son estrictamente necesarios genera por goteo un coste añadido así como un impacto medioambiental que afecta a todos de forma global.

Las empresas que son conscientes de estos costes aplican unas directivas de impresión en las que se detallan tanto los documentos más apropiados para ser impresos (facturas, presentaciones, catálogos…) así como aquellos de los cuales se podría prescindir (documentación de uso interno, correos electrónicos, borradores, etc.).

Por otro lado, existen diversas aplicaciones que permiten contabilizar las impresiones de los diferentes equipos, desviarlas según las características a la multifuncional que resulte más óptima así como extraer informes para analizar y posteriormente aplicar políticas que permitan optimizar la gestión de las impresiones. Todo en su conjunto tiene como objetivo racionalizar los procesos de impresión y no simplemente limitar el número total de las mismas.

En este sentido, es interesante plantearse una solución de gestión documental en la empresa,  que entre otras cosas aportará una reducción en el número de copias necesarias de los documentos (al estar estos digitalizados) y un máximo control y organización de los documentos al estar disponibles digitalmente en cualquier momento y lugar.

- Impresión en formatos más económicos: si de todas formas necesitamos imprimir cualquier documento, y este no es oficial (una oferta, contrato, factura, etc.), es recomendable crear un nuevo perfil de impresión para que estos documentos se generen en un formato más económico, como el formato borrador.

- Papel reciclado: Por otro lado, existen muchos documentos que se imprimen en una sola cara y se “desaprovecha” una cara del papel, para ello se recomienda aplicar 2 políticas en la empresa: reciclar el papel  por la cara que no se ha utilizado y en el caso que su impresora se lo permita realizar la impresión a doble cara o dúplex.

- Reducción del consumo energético: tal y como se ha comentado anteriormente el uso más racional de las impresiones nos permitirá ahorrar energía desde el primer momento. Si a esto además sumamos los nuevos equipos de impresión con tecnologías que permiten reducir el tiempo de actividad de la máquina (entrar en suspensión si no se utiliza, sensores para determinar la luz y apagarse cuando la empresa está cerrada, etc.) obtendremos un ahorro significativo además del mejor impacto medioambiental que ello supone.

En conclusión, afirmaríamos que desde un primer momento cualquier empresa puede empezar a reducir sus costes de impresión sin renunciar a una buena calidad y sin tener que aplicar restricciones drásticas.

Analizando la información necesaria o dejándose asesorar por profesionales del sector se puede establecer un protocolo y unas líneas de trabajo que permitan un importante ahorro.